Pour lancer un nouveau produit ou service, déployer une nouvelle méthode de travail ou une nouvelle technologie, il est recommandé à une entreprise d'adopter une logique de projet. Un projet permet de mobiliser temporairement des ressources humaines, matérielles et financières, afin d'atteindre un ou plusieurs objectifs. Le succès du projet dépend en partie des modalités de son organisation. Dans cet article, nous vous présentons les différentes approches avec leurs avantages et inconvénients.

Les structures pour piloter un projet d'entreprise

On distingue en général 3 structures types dans le cadre du pilotage d'un projet d'entreprise.

Les 3 types de structure pour les projets d'entreprise

Il s'agit de la structure hiérarchique classique, de la structure "commando" et de la structure matricielle.

• La structure hiérarchique

Dans cette approche, il n'y a pas de structure dédiée au projet. Les personnes appelées à travailler sur le projet restent rattachées à leur hiérarchie. Elles reçoivent les consignes de travail de leur supérieur hiérarchique. Le chef de projet doit systématiquement s’adresser à ce supérieur lorsqu’il a un travail à faire exécuter par un des acteurs du projet. C'est le schéma habituel de l’entreprise qui ne travaille pas par projet. Dans ce cas, le chef de projet est simplement un coordonnateur de projet.

• La structure commando

Dans cette approche, les spécialistes qui travailleront sur le projet sont détachés de leur fonction initiale et sont rattachés au chef de projet pour la durée de leur travail sur le projet. Pour la durée du projet, les membres du commando reçoivent leurs instructions du chef de projet.

• La structure matricielle

Dans cette approche, les spécialistes affectés sur le projet, restent rattachés au même supérieur hiérarchique. En même temps, ils forment avec les autres membres de l'équipe projet une véritable équipe, pilotée par le chef de projet. On est là dans une logique de double dépendance, à la fois hiérarchique et opérationnelle. Chaque membre reçoit ses instructions en même temps de son supérieur hiérarchique et du chef de projet.

Avantages et inconvénients des structures pour le pilotage de projet

Toutes ces structures présentent des avantages et inconvénients.

Avec la structure hiérarchique classique, les inconvénients sont supérieurs aux avantages. Les principaux inconvénients sont :

• peu de flexibilité dans la conduite de projet car il y a une forte influence des chefs de service sur leurs collaborateurs ;
• faible motivation de l’équipe car chaque membre dépend avant tout de sa hiérarchie ;
• difficulté à savoir ce qui se passe, puisque chaque chef de service fait faire à ses collaborateurs ce qu’il pense « être bon » pour le projet 

Bref, le chef de projet n'a pas les mains libres et il doit passer son temps à négocier avec les responsables hiérarchiques.

Comme avantage, on peut citer la qualité technique des réalisations puisque c'est pris en charge directement au sein des services spécialisés. Le risque, c'est d’avoir en sortie, de la sur-qualité par rapport à l’objectif.

Ce type d’organisation convient bien pour des petits projets, de faible durée et nécessitant peu d’acteurs, dont le degré d’incertitude est faible et dont les techniques mises en œuvre sont standards.

Avec la structure commando, les avantages l'emportent. On peut citer :

• forte motivation de l’équipe assurée par le chef de projet
• interactions de qualité puisque tout le monde vise le même objectif ;
• anticipation des problèmes et difficultés

On peut souligner la limite concernant l'évaluation technique, le chef de projet n'étant pas spécialiste de tous les aspects techniques. Il doit donc faire confiance aux membres de son équipe. Pour assurer cette confiance, il peut faire réaliser des audits techniques par les services spécialisés.

Cette approche est adaptée pour des grands projets de longue durée. Encore appelée « organisation plateau », elle est fréquente chez les constructeurs automobiles pour les projets de développement de nouveau véhicule. Autre limite, c’est la réaffectation des personnes détachées sur le projet lorsque celui-ci prend fin. C’est un point qu'il faut anticiper avant même le début du projet.

Enfin, la structure matricielle permet d'obtenir les avantages des deux autres structures sans les inconvénients. Mais elle a ses propres limites. Au titre des inconvénients de cette structure, on peut citer :

• Les membres de l'équipe dépendent de deux autorités : leur chef de service (autorité hiérarchique) et le chef de projet (autorité opérationnelle). En cas de désaccord entre eux, l’acteur du projet ne saura pas ce qu’il doit faire. Cela peut conduire à de la sous-performance.
• Le pouvoir du chef de projet ne tient qu’à la façon dont sa mission lui a été confiée. En effet, s’il n’a pas un appui fort de l’autorité tutelle, il risque d’être impuissant devant le pouvoir des différentes hiérarchies.
• L’évaluation des acteurs du projet doit se faire à deux : hiérarchie et chef de projet. Il faut que le processus d’évaluation, soit défini au niveau des ressources humaines.
• Il est important de mettre en place une cellule d’arbitrage entre les projets et les métiers pour limiter les risques de conflit et trop de complexité.

Au-delà de la structure, la réussite du projet dépendra aussi de la qualité de management de l'équipe projet. Finissons donc par quelques conseils pour la constitution et le management de l'équipe :

• impliquer tous les métiers nécessaires au projet dès le départ ;
• doter son équipe d’une vision d’ensemble et globale du projet ;
• définir des objectifs clairs pour chacun en expliquant le pourquoi par rapport à la vision d’ensemble ;
• prendre en compte les attentes et contraintes de chacun ;
• oser la confiance et la transparence.

***********************************************

Nos partenaires ( cabinets TeamR & Associés, SJA Formation) vous accompagnent dans le pilotage d'entreprise et la mise en œuvre de vos projets d'entreprise.

Cet article est proposé par notre partenaire SJA FORMATION, cabinet de conseils et formation en management, contrôle de gestion, responsabilité sociétale des entreprises (RSE). Si vous souhaitez échanger ou approfondir le sujet, contactez nous: contact@pilotagedentreprise.com

Autres publications sur le thème Capital Humain :

1-Comment constituer une équipe gagnante?

2-Quels sont les styles de leadership?

3-Redécouvrir les principes de management de Deming

Le pilotage d'un projet en entreprise nécessité de comprendre et de connaitre ses phases. Dans cet article, nous revenons sur le sens du projet d'entreprise et nous présentons les phases qu'on retrouve généralement dans le cadre d'un projet.

Comprendre le projet en entreprise

Qu’est-ce qu’un projet d’entreprise ?

L’organisation de l’activité en entreprise peut être structurée autour de projet. Le projet d’entreprise consiste à partir de la situation A pour aboutir à la situation B que l’on souhaite atteindre à une certaine échéance compte tenu des évolutions de l’environnement de l’entreprise.

Plusieurs projets peuvent coexister simultanément dans la même entreprise.

En général la définition et la mise en œuvre d’un projet implique une démarche de changement au sein de l’entreprise. De façon plus simplifiée, la mise en place d’un projet implique de définir 3 éléments : 

• la situation actuelle (A) ;
• la situation souhaitée (B) ;
• le plan d’actions (Moyens) : forces et faiblesses de l’entreprise, définitions des actions à entreprendre, adéquation des moyens au plan (ressources, budget, délais).

L’adoption d’une organisation par projets nécessite la nomination de chefs de projet en charge la la coordination et de mise en œuvre du projet. Ils doivent être de bons communicants et auront la responsabilité tout le long du projet de regonfler le moral de leurs troupes.

Les phases d’un projet

D’un point de vue très général, le projet est lui-même une des phases la fusée à trois étages qui se présente comme suit :

• l’avant-projet, qui va de l’expression du besoin à la décision de réaliser. Il comprend l’analyse du besoin, la recherche de solutions que l’on passe au crible des contraintes, et la décision sur la solution retenue à mettre en œuvre.
• le projet, qui est la réalisation de la solution retenue (planification, organisations, actions, finalisation).
• l’après-projet, qui est « l’utilisation » du résultat issu du projet.

Par exemple, pour un projet de développement de produit, nous avons comme phases :

• La phase d’émergence (avant-projet) ;
• La phase d’avant-projet (avant-projet) ;
• La phase de développement (projet) ;
• La phase de qualification et de réception (projet) ;
• La phase de déploiement (après-projet).

Pour un projet d’ingénierie, nous avons comme phases :

• La phase d’identification (avant-projet)
• La phase de faisabilité (avant-projet)
• La phase de conception (projet)
• La phase de réalisation (projet)
• La phase d’opérationnalisation (après-projet).

Il est important lorsque l’on définit le phasage d’un projet, d’accrocher le début de chaque phase à une décision de go / no go. Cette décision est le résultat d’une revue de passage de phase. Il est indispensable de bien préparer la transition entre les phases du projet. 

************************************

Nos partenaires ( cabinets TeamR & Associés, SJA Formation) vous accompagnent dans le pilotage d'entreprise et la mise en œuvre de vos projets d'entreprise.

Cet article est proposé par notre partenaire SJA FORMATION, cabinet de conseils et formation en management, contrôle de gestion, responsabilité sociétale des entreprises (RSE). Si vous souhaitez échanger ou approfondir le sujet, contactez nous: contact@pilotagedentreprise.com

Autres publications sur le thème Entrepreneuriat :

1- Les certifications et les outils de la gestion de projet

2- Les bases du business plan

3- Comprendre l'effectuation en entrepreneuriat

Gérer ou piloter un projet de manière professionnelle nécessite des compétences spécifiques qui peuvent se matérialiser à travers une certification. Dans cet article nous vous présentons les certifications et les outils liés à la gestion de projet.

Connaitre les outils et les certifications en gestion de projet

Quels sont les outils de la gestion d’un projet ?

La gestion de projet a pour objectifs essentiels :

• d’apporter à la direction de projet des éléments pour prendre en temps voulu les décisions lui permettant de respecter les termes du contrat de projet, de prévoir et anticiper les évolutions ultérieures, de détecter les écarts par rapport aux prévisions, et prendre les mesures appropriées.
• de dégager les statistiques pour améliorer la préparation et la réalisation des projets futurs.

Sur cette base, les outils du pilotage d'un projet sont :

• les outils d’estimation et d’évaluation des coûts ;
• les outils de planification ;
• les outils de coûtenance ;
• les outils de la configuration ( gestion documentaire et gestion des modifications) ;
• les outils de mesure de l’avancement ;
• les rapports de projet ;
• les rapports de retour d’expérience

Comme illustration, on peut citer pour :

• les outils d’organisation, de délégation et de prise de décision : WBS (work breakdown structure) ; les fiches de tâche ; les techniques de résolution de problèmes ;
• les outils de pilotage : le contrat (pour connaitre l’objectif), le plan directeur de projet (pour connaitre la route), le tableau de bord (pour avoir la situation à l’instant présent)
•  les outils de communication : réunions, reportings (au client, au délégant).

Certaines normes encadrent le management de projet et proposent des dispositifs adaptés. On peut citer par exemple :

• FD ISO 10006 : Système de management de la qualité qui est une norme internationale reprise en norme française ;
• FD X 50-105 : le management de projet. Concepts (norme française) ;
• NF X 50-106-1: le management de projet. Terminologie dans les contrats d’ingénierie industrielle. Partie 1 (norme française) ;
• NF X 50-106-2: le management de projet. Terminologie dans les contrats d’ingénierie industrielle. Partie 2 (norme française) ;
• FD X 50-107 : le management de projet. Certification du personnel en maitrise de projet (norme française).

Avoir recours à certaines certifications permet de témoigner de la maitrise de ces différents outils.

Quelles sont les certifications en gestion de projet ?

On compte trois référentiels internationaux.

Le PMI (Project Management Institute)

Il certifie des PMP (Project Management Professional) et des CAPM (Certified Associate in Project Management). L’examen est international et porte sur l’application des connaissances, des outils et des techniques utilisés dans le management de projet.

L’IPMA (International Project Management Association)

Il propose une certification sur quatre niveaux à savoir :

• Niveau D : praticien du management de projet.
• Niveau C : responsable de niveau certifié.
• Niveau B : chef de projet certifié.
• Niveau A : directeur de projet certifié.

L’ICEC (International Cost Engineers Council)

Il reconnait au niveau international, la certification de gestionnaire de projet de l’AFITEP (Association francophone du management de projet.) L’examen porte sur quatre thèmes : les connaissances fondamentales des projets, l’estimation, la planification et la coûtenance (maitrise des coûts et des écarts).

************************************************

Nos partenaires ( cabinets TeamR & Associés, SJA Formation) vous accompagnent dans le pilotage d'entreprise et la mise en œuvre de vos projets d'entreprise.

Cet article est proposé par notre partenaire SJA FORMATION, cabinet de conseils et formation en management, contrôle de gestion, responsabilité sociétale des entreprises (RSE). Si vous souhaitez échanger ou approfondir le sujet, contactez nous: contact@pilotagedentreprise.com

Autres publications sur le thème Entrepreneuriat :

1- Découvrir des idées en entrepreneuriat avec l'analyse PESTEL

2- Les bases du business plan

3- Comprendre l'effectuation en entrepreneuriat

Le projet et son management, sont loin d’être des inventions modernes issues des têtes bien faites de quelques consultants férus d’organisation scientifique du travail. Le concept de projet est aussi ancien que l’homme et les sociétés humaines. Dans cet article, nous présentons les caractéristiques fondamentales d’un projet.

Fondamentaux de la gestion de projet

Qu’est-ce qu’un projet ?

Un projet est un ensemble d’actions à réaliser, pour atteindre un objectif défini, et pour la réalisation desquelles on a identifié non seulement un début et une fin, mais aussi des moyens dédiés.

On peut nommer un projet selon sa finalité :

•  projet de construction ou projet d’ingénierie dont la finalité est d’obtenir un résultat (ouvrage d’art, bâtiment),
• projet de développement de produit ou de marché dont la finalité est la réalisation ou la mise au point d’un produit, destiné à un marché (automobile, électroménager, aliment),
• projet de création d’entreprise dont la finalité est de créer une entité juridique qui servira de support à une activité commerciale (SARL, SAS, SA),
• projet de mariage dont la finalité est de contracter un engagement matrimonial ou de satisfaire à une obligation sociale.

On peut les nommer aussi selon le rôle de celui qui a la charge de l’exécuter : projet interne et projet externe.

Une fois le projet identifié, sa démarche de management comprend deux grandes phases :

• une phase de désordre où, partant du rêve, on définit plus précisément le besoin, et on cherche des solutions en fonction des contraintes que l’on a (budget, délais et performances attendues) : c’est la phase de conception;
• une phase d’ordre où toutes les actions importantes pour aller à la solution décidée seront définies, ordonnancées, et réalisées avec un contrôle permanent de la possibilité d’atteindre le résultat ou les résultats : c’est la phase de planification et de mise en œuvre.

Quelles sont les caractéristiques essentielles d’un projet ?

Pour caractériser un projet, il faut prendre en compte les paramètres suivants : son degré de complexité, son unicité, ses parties prenantes, et son délai de réalisation.

Un projet peut être plus ou moins complexe, car il exige des moyens, des compétences qui ne sont généralement placés sous une seule et même autorité. La complexité du projet ne réside pas dans la complication technique, mais bien cette nécessité d’organiser et de motiver afin de faire travailler ensemble diverses ressources et compétences dont les intérêts sont parfois très divergents.

En effet, un projet peut mobiliser de nombreuses parties prenantes. Ce sont tous les acteurs impliqués de près ou de loin dans la réalisation du projet. Et le succès dépend donc de la capacité à faire collaborer de manière plus ou moins harmonieuse tous ces acteurs.

Par ailleurs, chaque projet est unique. Malgré des similitudes avec d’autres réalisations existantes, chaque projet comporte ses propres caractéristiques. D’où la nécessité de toujours définir, un processus complet de réalisation du projet, de son lancement à son aboutissement.

Enfin un projet doit avoir une fin. On doit pouvoir définir les délais qui lui sont associés. La fin peut être fixée de manière temporelle (deadline) ou alors être conditionnée à la réalisation d’un évènement (livraison du produit ou réalisation du service). Le dépassement des délais et donc du budget alloué est un enjeu déterminant du management de projet.

Le chef de projet doit savoir à chaque instant, comment, quand et pour combien le projet se terminer.

Il doit être capable de :

• maitriser simultanément les couts, délais et performances du projet dont il a la charge,
• savoir où il en est avec son projet (% d’avancement, taux de réalisation),
• répondre la question : comment mon projet va-t-il se terminer ?

*********************************************************

Nos partenaires ( cabinets TeamR & Associés, SJA Formation) vous accompagnent dans le pilotage d'entreprise et la mise en œuvre de vos projets d'entreprise.

Cet article est proposé par notre partenaire SJA FORMATION, cabinet de conseils et formation en management, contrôle de gestion, responsabilité sociétale des entreprises (RSE). Si vous souhaitez échanger ou approfondir le sujet, contactez nous: contact@pilotagedentreprise.com

Autres publications sur le thème Entrepreneuriat :

1- Découvrir des idées en entrepreneuriat avec l'analyse PESTEL

2- Les bases du business plan

3- Comprendre l'effectuation en entrepreneuriat