Pour lancer un nouveau produit ou service, déployer une nouvelle méthode de travail ou une nouvelle technologie, il est recommandé à une entreprise d'adopter une logique de projet. Un projet permet de mobiliser temporairement des ressources humaines, matérielles et financières, afin d'atteindre un ou plusieurs objectifs. Le succès du projet dépend en partie des modalités de son organisation. Dans le cadre de notre accompagnement conseil en pilotage d'entreprise et management, nous vous présentons les différentes approches avec leurs avantages et inconvénients.

Les structures pour piloter un projet d'entreprise

On distingue en général 3 structures types dans le cadre du pilotage d'un projet d'entreprise.

Les 3 types de structure pour les projets d'entreprise

Il s'agit de la structure hiérarchique classique, de la structure "commando" et de la structure matricielle.

• La structure hiérarchique

Dans cette approche, il n'y a pas de structure dédiée au projet. Les personnes appelées à travailler sur le projet restent rattachées à leur hiérarchie. Elles reçoivent les consignes de travail de leur supérieur hiérarchique. Le chef de projet doit systématiquement s’adresser à ce supérieur lorsqu’il a un travail à faire exécuter par un des acteurs du projet. C'est le schéma habituel de l’entreprise qui ne travaille pas par projet. Dans ce cas, le chef de projet est simplement un coordonnateur de projet.

• La structure commando

Dans cette approche, les spécialistes qui travailleront sur le projet sont détachés de leur fonction initiale et sont rattachés au chef de projet pour la durée de leur travail sur le projet. Pour la durée du projet, les membres du commando reçoivent leurs instructions du chef de projet.

• La structure matricielle

Dans cette approche, les spécialistes affectés sur le projet, restent rattachés au même supérieur hiérarchique. En même temps, ils forment avec les autres membres de l'équipe projet une véritable équipe, pilotée par le chef de projet. On est là dans une logique de double dépendance, à la fois hiérarchique et opérationnelle. Chaque membre reçoit ses instructions en même temps de son supérieur hiérarchique et du chef de projet.

Toutes ces structures présentent des avantages et inconvénients.

Avantages et inconvénients de l'organisation hiérarchique

Avec la structure hiérarchique classique, les inconvénients sont supérieurs aux avantages. Les principaux inconvénients sont :

• peu de flexibilité dans la conduite de projet car il y a une forte influence des chefs de service sur leurs collaborateurs ;
• faible motivation de l’équipe car chaque membre dépend avant tout de sa hiérarchie ;
• difficulté à savoir ce qui se passe, puisque chaque chef de service fait faire à ses collaborateurs ce qu’il pense « être bon » pour le projet 

Bref, le chef de projet n'a pas les mains libres et il doit passer son temps à négocier avec les responsables hiérarchiques.

Comme avantage, on peut citer la qualité technique des réalisations puisque c'est pris en charge directement au sein des services spécialisés. Le risque, c'est d’avoir en sortie, de la sur-qualité par rapport à l’objectif.

Ce type d’organisation convient bien pour des petits projets, de faible durée et nécessitant peu d’acteurs, dont le degré d’incertitude est faible et dont les techniques mises en œuvre sont standards.

Avantages et inconvénients de l'organisation commando

Avec la structure commando, les avantages l'emportent. On peut citer :

• forte motivation de l’équipe assurée par le chef de projet
• interactions de qualité puisque tout le monde vise le même objectif ;
• anticipation des problèmes et difficultés

On peut souligner la limite concernant l'évaluation technique, le chef de projet n'étant pas spécialiste de tous les aspects techniques. Il doit donc faire confiance aux membres de son équipe. Pour assurer cette confiance, il peut faire réaliser des audits techniques par les services spécialisés.

Cette approche est adaptée pour des grands projets de longue durée. Encore appelée « organisation plateau », elle est fréquente chez les constructeurs automobiles pour les projets de développement de nouveau véhicule. Autre limite, c’est la réaffectation des personnes détachées sur le projet lorsque celui-ci prend fin. C’est un point qu'il faut anticiper avant même le début du projet.

Avantages et inconvénients de l'organisation matricielle

Enfin, la structure matricielle permet d'obtenir les avantages des deux autres structures sans les inconvénients. Mais elle a ses propres limites. Au titre des inconvénients de cette structure, on peut citer :

• Les membres de l'équipe dépendent de deux autorités : leur chef de service (autorité hiérarchique) et le chef de projet (autorité opérationnelle). En cas de désaccord entre eux, l’acteur du projet ne saura pas ce qu’il doit faire. Cela peut conduire à de la sous-performance.
• Le pouvoir du chef de projet ne tient qu’à la façon dont sa mission lui a été confiée. En effet, s’il n’a pas un appui fort de l’autorité tutelle, il risque d’être impuissant devant le pouvoir des différentes hiérarchies.
• L’évaluation des acteurs du projet doit se faire à deux : hiérarchie et chef de projet. Il faut que le processus d’évaluation, soit défini au niveau des ressources humaines.
• Il est important de mettre en place une cellule d’arbitrage entre les projets et les métiers pour limiter les risques de conflit et trop de complexité.

Au-delà de la structure, la réussite du projet dépendra aussi de la qualité de management de l'équipe projet. Finissons donc par quelques conseils pour la constitution et le management de l'équipe :

• impliquer tous les métiers nécessaires au projet dès le départ ;
• doter son équipe d’une vision d’ensemble et globale du projet ;
• définir des objectifs clairs pour chacun en expliquant le pourquoi par rapport à la vision d’ensemble ;
• prendre en compte les attentes et contraintes de chacun ;
• oser la confiance et la transparence.

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