Le financement d’un projet est la somme des moyens financiers mobilisés pour l’ensemble du projet, avant-projet compris. Que le projet soit interne ou externe, c’est au maître d’ouvrage de mobiliser ces fonds. Le financement du projet peut avoir deux origines : il peut être assuré par des fonds propres de l’entreprise ou faire appel à des financements extérieurs. 

Après avoir présenté les modalités de financement d'un projet, nous présenterons dans cet article quelques bonnes pratiques concernant sa gestion budgétaire.

Principes du financement et de la gestion budgétaire d'un projet

Les enjeux concernant le financement d’un projet 

Les “financeurs”, qu’il s’agisse d’entreprises privées, de banques ou d'États (projets gouvernementaux), prennent toujours leurs décisions de financement en fonction de la fiabilité technique et ou économique du projet. C’est pourquoi toutes les questions liées à la gestion des risques du projet représentent la clé du succès d’un financement de projet. 

Pour prendre une décision de financement en étant certain que le projet est techniquement et économiquement viable, il faudrait avoir terminé l’ensemble des études et avoir fait une analyse de risques détaillée. Cela représente un coût important qui serait perdu pour tout le monde si la décision conduisait à ne pas faire le projet. 

La solution est donc de financer successivement chacune des phases de l’avant-projet en se donnant la possibilité d’arrêter le processus à chaque changement de phase (go / no go). Si la phase de réalisation est décidée, un financement est trouvé. Généralement, ce financement sera débloqué par périodes (trimestres ou années). 

Cela oblige la maîtrise d’œuvre à mettre la planification de son travail en cohérence avec le plan de financement. Il faut prévoir un avancement physique prévisionnel du projet en phase avec le déblocage des fonds. Pour ce faire, maîtriser les subtilités de la gestion budgétaire d’un projet est indispensable.

Comprendre le “budget du projet” 

Le budget du projet est le montant des sommes mises à la disposition de l’équipe de projet pour le réaliser conformément aux exigences du cahier des charges. On distingue habituellement le budget initial et le budget à date.

Le budget initial du projet peut être décomposé en deux parties : 

• Les lignes budgétaires

C’est l’unité de suivi des coûts du projet. Constituées par le coût de revient estimé des différentes tâches du projet, elles sont regroupées en grands sous-ensembles (études, achats)

• Les provisions

Une provision globale est estimée pour couvrir les risques du projet. Elle est ensuite répartie entre les différents sous-ensembles au prorata des risques estimés.

La somme des lignes budgétaires et des provisions est parfois appelée budget initial opérationnel (BIO). C’est le budget effectif dont dispose le chef de projet pour réaliser le projet. Le budget pouvant évoluer au cours du projet, le budget à date est l’état du budget à un instant donné. C’est un budget initial actualisé.

Clés pour maîtriser le budget d'un projet

Au-delà de l’établissement du budget, voici quelques points à suivre pour assurer un pilotage économique adéquat du projet ; 

• Subdivision du projet : subdiviser et coder, afin de pouvoir identifier chaque tâche et pouvoir y affecter une partie du budget et les coûts à venir.
• Budgéter chaque subdivision : fixer les budgets au niveau de chaque subdivision. Il s’agit des tâches ou lots de travaux.
• Coût du réalisé pour chaque phase : mesurer à période régulière, pour chacune des subdivisions, le coût du réalisé. L’objectif est d’anticiper les dérives des coûts. 
• Actualiser le coût prévisionnel final : c’est la somme des coûts du travail réalisé ajoutés aux coûts du travail à réaliser. 
• Suivre les écarts : évaluer les écarts, mais aussi leurs évolutions dans le temps (les dérives). C’est par la maîtrise des dérives que l’on pilote les coûts d’un projet.
• Actualiser le couple recettes estimées / coûts : présenter les corrections de recettes (avenants ou redistribution de la provision pour risque) et ordonner les corrections de dépenses selon les décisions prises pour la suite du projet.
• Reporting : finaliser les prévisions corrigées dans le rapport de coûts et faire les reportings tels que convenus avec les financeurs.

Si un dépassement inacceptable apparaît certain, il faut avoir le courage d’arrêter le projet.

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