Un audit d'organisation permet d'évaluer la qualité du fonctionnement d'une organisation. Il s'agit d'une démarche exigeante qui doit être réalisée au minimum à une fréquente annuelle afin d'identifier les faiblesses de l'organisation et y remédier. Dans cet article nous présentons la démarche et les principes utilisables dans le cadre de cette évaluation.

Quels sont les principaux dysfonctionnements de l'organisation? Quelles en sont les conséquences actuelles et futures? En quoi ces dysfonctionnements handicapent le développement de l'organisation? Quel est le coût généré?

L' audit d'organisation permet d'apporter des éléments de réponse à ces questions.

Sa démarche se décompose en 3 principales phases : la phase préparatoire, le diagnostic, l'analyse et la restitution du diagnostic.

Comprendre la démarche d'audit d'une organisation

Phase 1 : la préparation de l'audit

La phase préparatoire est très importante. Elle détermine en grande partie le succès dans la démarche. On peut la décomposer en 6 étapes:

• détermination des buts de l'audit : il s'agit de préciser les finalités ( ex : améliorer la qualité de services, améliorer la production, les approvisionnements, améliorer la collecte et la transmission des informations, améliorer la qualité de vie au travail... ) et le périmètre du diagnostic (totalité de l'organisation, service, département, usine, processus...)
• constitution de l'équipe : s'agit-il d'un ou plusieurs auditeurs internes ou externes? Les auditeurs externes apportent un regard neuf et sont plus libres dans leurs démarches d'investigation. Par ailleurs, il est recommandé d'avoir une équipe d'au minimum 2 personnes. En effet, un auditeur unique peut difficilement explorer tous les sujets et analyser toute la documentation. Il peut difficilement poser les questions et noter les réponses simultanément.
• élaborer un planning : il faut planifier les différentes étapes de la mission (définir les durées, les délais et affecter les ressources)
• préparation des interviewés : il faut informer les interviewés. L'idée aussi est de rassurer et de faire comprendre que l'audit n'a pas une finalité punitive et recherche plutôt l'amélioration des activités.
• élaborer les guides d'entretien : il s'agit d'élaborer les questionnaire à utiliser pour obtenir les réponses pertinentes au regard des buts définis.
• préparer les visites : il faut enfin convenir des rdv d'audit et collecter la documentation nécessaire.

Phase 2 : le diagnostic organisationnel

Le diagnostic, c'est la phase d'intervention et de collecte d'informations par les auditeurs. Dans le cadre de la réalisation de ce diagnostic organisationnel, l'auditeur peut mobilier plusieurs outils.

L' un d'eux c'est la matrice de diagnostic des ressources tangibles et intangibles (basé sur les travaux d' Edith Penrose). L'objectif de cette matrice (tableau) est d'identifier les forces et faiblesses des différentes ressources identifiées dans le périmètre d'analyse. Ici, les ressources sont définies comme des actifs tangibles (physiques) et intangibles (immatériels) détenus par l'entreprise et qui lui permettent d'être performante.

Au niveau des actifs tangibles, on peut analyser :

• les ressources humaines : niveau des effectifs (suffisant, insuffisant), niveau de motivation, niveau de compétence, pyramide des âges, niveau du turnover, des accidents au travail, des arrêts maladie, des absences...
• les ressources physiques : terrains, bâtiments, machines, équipements informatiques, véhicules... (niveau d'ancienneté, le taux d'usure, le taux d'occupation, le nombre de pannes)
• les ressources financières : trésorerie, emprunt, subventions, capital (solvabilité, niveau d'endettement, indépendance financière...)

Au niveau des actifs intangibles, on peut analyser:

• les ressources technologiques : savoir-faire, dépenses en R&D, licences et brevets (niveau de protection des inventions, développement de nouveaux produits, innovation...)
• les ressources commerciales : notoriété de l'entreprise, marque, gamme de produits (perception de la qualité des produits/services, qualité des réseaux de distribution...)
• les ressources organisationnelles : structure, mécanismes de coordination, formalisation, flexibilité (évaluation de l'organisation et des modalités de la prise de décision)

Phase 3 : l'analyse et la restitution du diagnostic

A la suite des entretiens réalisés, il faut préparer et réaliser la restitution de l'audit d'organisation. Cette phase se traduit par 4 étapes principales:

• traitement de l'information : mise en avant de tous les faits marquants positifs ou à améliorer
• élaborer la synthèse : lister les points positifs et les points à améliorer dans un tableau de diagnostic de situation (constats, causes, conséquences)
• rédaction de la synthèse
• présentation du diagnostic et recommandations : présenter la synthèse ainsi que les recommandations pour améliorer la performance de l'organisation.

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