Comment le bon manager doit gérer son temps ?

En entreprise comme dans le quotidien, le temps nous manque trop souvent. Lorsqu’on est manager, il est essentiel de maîtriser son emploi du temps pour la bonne gestion de ses projets et de ses équipes. Dans cet article, après avoir présenté la matrice d’Eisenhower et les travaux de Andrew Grove sur une meilleure gestion du temps, nous proposons aux managers des conseils pour mieux gérer leur temps afin d’être plus productifs. 

Gestion du temps : découvrir la matrice d’Eisenhower  

La matrice d’Eisenhower est un outil de gestion du temps développé pour faciliter la priorisation et la planification des tâches.  

L’objectif ? Apprendre à faire les bons choix pour gagner en productivité.  

“Les plans ne sont rien ; c’est la planification qui compte.” Dwight David Eisenhower.  

Le principe d’Eisenhower est destiné à organiser et planifier toutes les tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance. On a tendance à confondre urgence et importance et, surtout, à penser que ce qui est urgent est important. Or, nombre de tâches sont urgentes, car, passé un certain délai, les conséquences peuvent être fâcheuses, mais elles ne sont pas obligatoirement importantes pour autant. Il est essentiel de maîtriser cette nuance pour mettre en pratique la matrice correctement.  

Selon cette matrice, toutes nos taches doivent être classées selon un ordre de priorité et d’importance, nous distinguons quatre catégories de taches. 

• Les tâches importantes et urgentes 

Lorsque l’urgence et l’importance des tâches ne font pas de doute, elles sont évidemment à traiter en priorité. Il s’agit le plus souvent des tâches qui vont vous aider à atteindre vos objectifs et qui auront des conséquences immédiates si vous ne les réalisez pas dans les temps.

• Les tâches importantes mais non urgentes

Elles ne sont pas à exécuter immédiatement et peuvent donc être programmées dans le temps. Pour une bonne organisation et une meilleure productivité, vous devez les planifier avec justesse. Ce sont souvent celles qui nous aident le plus à avancer et sur lesquelles nous devrions investir de notre temps. Paradoxalement, ce sont les plus négligées, car on a tendance à faire passer l’urgence avant l’importance et à les reporter. 

• Les tâches urgentes mais pas importantes 

Il s’agit ici de toutes ces tâches qui ne sont pas importantes pour vous, mais qui le sont souvent pour les autres et nécessitent tout de même une attention immédiate. Si vous souhaitez vous débarrasser de ces tâches, n’hésitez pas à les déléguer au maximum lorsque cela est possible.

• Les tâches ni urgentes ni importantes 

Elles concernent tous les éléments qui viennent “parasiter” votre organisation, soit parce qu’ils vous font perdre du temps ou parce qu’ils vous stressent inutilement. Pour une fois, autorisez-vous à procrastiner, mais surtout, éliminez ces tâches de votre quotidien dès lors que c’est possible.

Nous avons naturellement tendance à nous focaliser sur les tâches urgentes même lorsqu’elles ne sont pas importantes. C’est pourtant l’importance qui devrait primer sur l’urgence. L'approche basée sur la matrice d'Eisenhower permet de redonnez la priorité à ce qui est important. . 

En dehors de la matrice d’Eisenhower, nous avons aussi les travaux d’Andrew Grove pour une meilleure gestion du temps par le manager. 

Grove fut en 1968 l'un des fondateurs d'Intel Corporation, une des principales entreprises de la Silicon Valley. Il est l’un des pionniers qui ont façonné l’industrie de la haute technologie telle que nous la connaissons aujourd’hui. Ancien PDG d’Intel, Grove a transformé l’entreprise en une puissance mondiale.

En général, il y a deux façons d’augmenter la productivité : travailler plus vite ou augmenter le pouvoir multiplicateur de son travail. C’est la deuxième qu’Andrew Grove conseille dans son ouvrage " le management multiplicateur".  

La vraie compétence d’un manager dit-il, “c'est de savoir sélectionner pour lui et son équipe les tâches possédant le plus grand pouvoir multiplicateur”.  

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Gestion du temps : les apports d’Andrew Grove 

Selon Andrew Grove, l’expérience a montré qu’un grand nombre d’activités de management pouvaient en fait être prévues. Prévoir et organiser votre travail autour d’évènements majeurs, c’est comme gérer une unité de production hautement efficace.

De quel moyen dispose le manager pour établir ses prévisions ? D’une chose simple : son agenda.

La plupart des gens utilisent leurs agendas comme une sorte de dépôt destiné aux << commandes >> qui leur parviennent.

Pour mieux organiser son temps, le manager doit utiliser son agenda comme un outil de planification de << production >> et prendre fermement l’initiative de prévoir, entre les << opérations déterminantes >> de la journée des travaux dont la durée peut à la rigueur être réduite.

Combien de temps vous faut-il pour lire votre courrier, rédiger vos rapports, voir un collègue ? Peut-être ne le savez-vous pas précisément mais vous en avez surement une idée approximative. C’est à partir de cette connaissance intuitive qu’il faut organiser votre travail.

Pour vous servir de votre agenda comme d’un outil de production prévisionnelle, vous devez prendre en compte deux principes : 

• Il faut évoluer vers une utilisation active de votre agenda et prendre l’initiative de remplir les intervalles entre les évènements importants du point de vue temps, avec des évènements qui, eux, ne le sont pas. 
• Il faut dire << non >> d’emblée à un travail que vous ne vous sentez pas en mesure de prendre en charge. Il est important de dire << non>> tout de suite et non pas plus tard ; car attendre que les choses atteignent une valeur élevée pour ensuite interrompre l’action faute de moyens débouche sur des pertes supplémentaires de temps ou d’argent. Votre << non >> peut être soit implicite, soit explicite. En effet, si vous ne faites pas ce qu’on attend de vous, c’est en définitive comme si vous disiez << non >>. Rappelez-vous aussi que votre temps est une ressource épuisable et qu’en disant oui à une demande, vous dites inévitablement non à une autre.

Pour gagner du temps, un bon manager doit savoir aussi déléguer.  

La maitrise de l’art de la délégation, de même que celle de tout art, demandent patience et effort. Or c’est de cette maitrise que dépend votre réussite en tant que dirigeant qui fait un retour à l’essentiel. Réfléchir, planifier, superviser, voilà votre métier.

La pratique de la délégation permet notamment : 

• De vous débarrasser des tâches dont d’autres peuvent s’occuper ; 
• De concentrer vos efforts sur les activités pour les activités pour lesquelles nul autre n’aurait, ni la même compétence que vous, ni l’autorité requise pour les assumer ; 
• De donner à vos collaborateurs d’échelon inférieur l’occasion de se former et d’élargir le champ de leurs responsabilités ; 
• De dégager du temps pour le développement de vos aptitudes de leader et l’élaboration d’idées novatrices capables de vous assurer une avance sur vos concurrents etc… 

La délégation se décompose en cinq étapes : affirmation et explication des grandes orientations arrêtées, définition des tâches à accomplir, établissement des objectifs à atteindre, communication des idées pertinentes, mise en place des contrôles nécessaires.

Il est facile de proclamer la nécessité de la délégation. Les difficultés commencent quand il faut déterminer les tâches précises à déléguer. Il convient en tout cas d’énumérer d’abord les tâches qui se prêtent à la délégation. Voici la marche à suivre :  

• Enumérez toutes les tâches dont vous êtes responsable ; 
• Notez, pendant une semaine, tout ce que vous faites au cours de chaque journée ; 
• Consignez le temps approximatif qu’il vous faut consacrer à chaque tâche ; 
• Dressez la liste des qualités et des compétences qu’exige chaque tâche ; 
• Faites le point sur les savoirs et les attributs de vos subordonnés ; 
• Associez à chaque tâche le nom d’un collaborateur dont les qualités et les compétences correspondent à celle que demande la tâche en question ; 
• Enumérez toutes les informations et instructions dont la personne aura besoin pour pouvoir s’acquitter de sa tâche ; 
• Mettez en place des moments de contrôle et des moyens de correction pour chaque tâche etc… 

Le bon manager pour une gestion rationnelle de son temps, doit se concentrer sur l’essentiel. Le manager-leader qui fait un retour à l’essentiel :  

• Evite d’empiéter sur l’autorité qu’il a déjà accordée ; 
• Evalue périodiquement les performances ; 
• Encourage ses subordonnées à prendre des décisions ; 
• Définit les tâches de son équipe de manière à les rendre stimulantes et formatrices ; 
• Insuffle à ses subordonnés le goût de l’effort et la volonté d’atteindre des objectifs ; 
• Tire pleinement partie des compétences et des capacités de ses subordonnés etc… 

Conseils aux managers pour mieux gérer leur temps 

Sur la base des travaux ainsi présentés, voici quelques conseils qui peuvent être bénéfiques au manager afin de mieux gérer son temps ; 

• Enumérez toutes les tâches et actions que vous avez à réaliser, vous pouvez par exemple, le faire chaque matin ou chaque début de semaine ;  
• Avant de les classer dans la matrice d’Eisenhower, posez-vous d’abord deux questions : Quel est le degré d’urgence ? fixez une date à laquelle cette tâche doit être impérativement exécutée ; quel est le degré d’importance ? demandez-vous ce qui se passera si vous ne faites pas cette tâche ? 
• Classez ! Vous pouvez maintenant hiérarchiser vos tâches selon la méthode d’Eisenhower et les exécuter en tenant compte des priorités et du planning que vous avez établi. 
• Déléguez toutes les tâches qui ne nécessitent pas toute votre attention ; 
• Faites participer vos subordonnés à l’établissement des objectifs et des calendriers de réalisation.  

Le temps est précieux et limité. Le manager qui en prend conscience, et qui coordonne son emploi du temps en faisant un usage optimal de son agenda, en déléguant des tâches et en se focalisant sur l’essentiel, verra certainement sa productivité et celle de son équipe ou ses équipes s’améliorer.  

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